RANGKUMAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Pemrosessan Transaksi

Fungsi dari IS adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :

• Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern. 
• Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.

Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.

Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya. 

Pengklasifikasian Transaksi

Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.

Siklus Transaksi Pada perusahaan yang berorientasi profit maupun nonprofit ,jika diamati secara langsung ,terdapat tiga siklus kegiatan yang umumnya dilakukan yaitu :

1. Siklus pengeluaran Siklus pengeluaran merupakan segala sumber daya yang berkaitan dengan tenaga kerja ,bahan baku ,dan property yang diwujudkan dalam bentuk pertukaran dengan peredaran kas yang digunakan sebagai menjalankan aktifitas transaksi perusahaan . Misalnya : pembayaran upah kerja baik langsung maupun tidak langsung ,pembelian bahan baku ,kegiatan penggunaan alat untuk memproduksi (mesin ,kendaraan ,gedung pabrik/kantor)

2. Siklus konversi Siklus konversi merupakan aktifitas yang dilakukan untuk memproses bahan baku menjadi barang jadi ,kegiatan ini biasanya dilakukan pada perusahaan manufaktur . Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada perusahaan perdagangan dan jasa ,kegiatan konversi ini tidak terlihan secara nyata ,biasanya siklus konversi akan terlihat pada kegiatan pengembangan produk atau jasa yang akan dijual .

3. Siklus pendapatan Aktifitas siklus pendapatan menggambarkan proses penjualan barang jadi selesai diproduksi . Aktifitas inin melibatkan subsistem ,yaitu sistem penerimaan kas ,sistem piutan dagang ,dan sistem penjualan kredit . Aktifitas pendapatan ini berawal dari penawaran yang datang dari pemesan dan setelah melalui proses pengiriman barang pada periode berikutnya , akan muncul pembayaran dari pelanggan . Aktifitas ini dapat mempengaruhi pencatatan transaksi pada piutang ,persediaan dan penerimaan kas dan setoran kas ke bank . 

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :

Menentukan kebutuhan formulir.

Merencanakan formulir yang akan dibuat.

Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.

Mengawasi penggunaan formulir.

Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.

Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Langkah Perancangan Jurnal

Identifikasi karakteristik transaksi.

Buat jurnal standar.

Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Metode pemrosesan Transaksi

1. Batch Processing (Pemrosesan Kelompok) 
2. On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)

Jenis transaksi menurut sumber :

a. Transaksi modal yaitu transaksi yang mempunyai hubungan dengan pemilik perusahaan .misalnya : penyetoran uang/barang sebagai modal oleh pemilik perusahaan dan pengambilan uang/barang oleh pemilik modal .

b. Transaksi usaha merupakan transaksi yang berkaitan dengan kegiatan usaha/operasi perusahaan . misalnya : pembayaran gaji karyawan .

Jenis transaksi menurut pihak yang melakukan :

a Transaksi intern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi dalam lingkungan perusahaan itu sendiri ,antara lain sebagai berikut :

1.  Penyusutan aktiva perusahaan 
2. Transaksi dengan pihak ketiga yang tidak mungkin didapat bukti transaksinya.
3. Pengakuan beban perlengkapan yang telah dipakai

b Transaksi ekstern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi antara pihak perusahaan dan pihak luar ,antara lain sebagai berikut :

1. Pembayaran gaji karyawan

2. Surat bukti penanaman modal dari pemilik

3. Pinjaman uang ke bank yang disertai surat bukti pengeluaran dan penerimaan kas.

Jenis bukti transaksi  :

a. Bukti intern, merupakan bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri . misalnya memo yang dibuat oleh manajer bagian pembukuan .

b. Bukti ekstern, merupakan bukti pencatan untuk transaksi yang terjadi antara perusahaan dan pihak lain diluar perusahaan . misalnya bukti pengeluaran kas ,bukti penerimaan kas ,bukti penjualan ,dan bukti pembelian . Contoh bukti transaksi ekstern :

1. Kwitansi adalah catatan untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran sejumlah kas .

2. Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dagang secara kredit .

3. Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli (retur pembelian) . nota debit dibuat oleh pihak pembelian .

4. Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual (retur penjualan) . nota kredit dibuat oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan oleh pembeli.

5. Nota kontan adalah bukti pencatatan untuk transaksi pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli .

6. Cek adalah perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pemegang cek . cek dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank tersebut .

7. Bukti memorial merupakan bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi .

Setelah dicatat ,bukti-bukti transaksi tersebut harus disimpan secara rapi dan tidak boleh dimusnahkan selama periode waktu tertentu sesuai dengan ketentuan perundang-undangan . bukti-bukti transaksi akan dipergunakan sebagai bahan terakhir dalam proses pemeriksaan terhadap laporan keuangan .

Sumber :

Mulyanti, sri, dkk. 2009. Ekonomi dan kehidupan. Jakarta: Pusat Pembukuan.

M,Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi . Jakarta: Ghalia Indonesia.

http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.0.0