Pemrosessan Transaksi
Fungsi dari IS adalah untuk mendukung
kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai
dengan cara :
- Memproses transaksi yang timbul dari
sumber ekstern dan sumber intern.
- Menyiapkan output seperti dokumen operasional
atau laporan keuangan.
Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai
kegiatan pemrosesan transaksi.
Sebelum transaksi diproses, kita
terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan
dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang
tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai
pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari
bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian
pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus
transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
Pengklasifikasian
Transaksi
Karena tingkat arus transaksi dalam
suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka
tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus Transaksi Pada perusahaan yang
berorientasi profit maupun nonprofit ,jika diamati secara langsung ,terdapat
tiga siklus kegiatan yang umumnya dilakukan yaitu :
1. Siklus pengeluaran Siklus pengeluaran merupakan segala sumber daya
yang berkaitan dengan tenaga kerja ,bahan baku ,dan property yang diwujudkan
dalam bentuk pertukaran dengan peredaran kas yang digunakan sebagai menjalankan
aktifitas transaksi perusahaan . Misalnya : pembayaran upah kerja baik langsung
maupun tidak langsung ,pembelian bahan baku ,kegiatan penggunaan alat untuk
memproduksi (mesin ,kendaraan ,gedung pabrik/kantor)
2. Siklus konversi Siklus konversi merupakan aktifitas yang dilakukan
untuk memproses bahan baku menjadi barang jadi ,kegiatan ini biasanya dilakukan
pada perusahaan manufaktur . Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada perusahaan
perdagangan dan jasa ,kegiatan konversi ini tidak terlihan secara nyata
,biasanya siklus konversi akan terlihat pada kegiatan pengembangan produk atau
jasa yang akan dijual .
3.
Siklus pendapatan Aktifitas siklus pendapatan menggambarkan proses penjualan
barang jadi selesai diproduksi . Aktifitas inin melibatkan subsistem ,yaitu
sistem penerimaan kas ,sistem piutan dagang ,dan sistem penjualan kredit .
Aktifitas pendapatan ini berawal dari penawaran yang datang dari pemesan dan
setelah melalui proses pengiriman barang pada periode berikutnya , akan muncul
pembayaran dari pelanggan . Aktifitas ini dapat mempengaruhi pencatatan
transaksi pada piutang ,persediaan dan penerimaan kas dan setoran kas ke bank .
Komponen
pemrosesan transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen
pemrosesan terdiri dari Input, Proses,
Penyimpanan, Output.
Input
Input dalam suatu proses transaksi
adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses
terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan
data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir,
sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
Formulir dibuat untuk meminta
dilakukannya suatu tindakan.
Formulir digunakan untuk mencatat
tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record
Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
Menentukan kebutuhan formulir.
Merencanakan formulir yang akan dibuat.
Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
Mengawasi penggunaan formulir.
Menentukan jangka waktu penyimpanan dan
pemusnahan.
Menentukan alat untuk meyortir dan
menyimpan formulir.
Proses
Dalam sistem manual, proses disini
terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan
memasukkan data kedalam file transaksi.
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil,
maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan
aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus
digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
Identifikasi karakteristik transaksi.
Buat jurnal standar.
Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan
jurnal standar.
Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara
manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar
transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal
kedalam buku besar disebut “POSTING”
Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran
yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan
Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
Metode
pemrosesan Transaksi
- Batch
Processing (Pemrosesan Kelompok)
- On-Line
Processing (Pemrosesan Langsung)
Jenis transaksi
menurut sumber :
a. Transaksi modal yaitu transaksi yang mempunyai hubungan dengan
pemilik perusahaan .misalnya : penyetoran uang/barang sebagai modal oleh
pemilik perusahaan dan pengambilan uang/barang oleh pemilik modal .
b. Transaksi usaha merupakan transaksi yang berkaitan dengan kegiatan
usaha/operasi perusahaan . misalnya : pembayaran gaji karyawan .
Jenis transaksi
menurut pihak yang melakukan :
a Transaksi intern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi dalam
lingkungan perusahaan itu sendiri ,antara lain sebagai berikut :
- Penyusutan aktiva perusahaan
- Transaksi dengan pihak ketiga yang tidak mungkin didapat bukti
transaksinya.
- Pengakuan beban perlengkapan yang telah dipakai
b Transaksi ekstern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi antara
pihak perusahaan dan pihak luar ,antara lain sebagai berikut :
1. Pembayaran gaji karyawan
2. Surat bukti penanaman modal dari pemilik
3. Pinjaman uang ke bank yang disertai surat bukti pengeluaran dan
penerimaan kas.
Jenis bukti transaksi :
a. Bukti intern, merupakan bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi
di dalam perusahaan itu sendiri . misalnya memo yang dibuat oleh manajer bagian
pembukuan .
b. Bukti ekstern, merupakan bukti pencatan untuk transaksi yang terjadi
antara perusahaan dan pihak lain diluar perusahaan . misalnya bukti pengeluaran
kas ,bukti penerimaan kas ,bukti penjualan ,dan bukti pembelian . Contoh bukti
transaksi ekstern :
1. Kwitansi adalah catatan untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran
sejumlah kas .
2. Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dagang
secara kredit .
3. Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah
dibeli (retur pembelian) . nota debit dibuat oleh pihak pembelian .
4. Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang
sudah dijual (retur penjualan) . nota kredit dibuat oleh penjual ketika barang
yang dijual dikembalikan oleh pembeli.
5. Nota kontan adalah bukti pencatatan untuk transaksi pembelian barang
secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli .
6. Cek adalah perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada
pemegang cek . cek dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank tersebut .
7. Bukti memorial merupakan bukti transaksi intern dalam bentuk memo
dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi .
Setelah dicatat ,bukti-bukti transaksi tersebut harus disimpan secara
rapi dan tidak boleh dimusnahkan selama periode waktu tertentu sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan . bukti-bukti transaksi akan dipergunakan sebagai
bahan terakhir dalam proses pemeriksaan terhadap laporan keuangan .
Sumber :
Mulyanti, sri, dkk. 2009. Ekonomi dan kehidupan. Jakarta: Pusat
Pembukuan.
M,Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi . Jakarta:
Ghalia Indonesia.
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.0.0
